Procesverslag:
JBN Dashboards

Elke organisatie behaalt jaarlijks mooie resultaten welke uit verschillende vlakken kunnen komen. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld een grote groei hebben doorgemaakt, een nieuw mediakanaal hebben geïntroduceerd, medailles hebben behaald tijdens grote evenementen of een andere prijs hebben gewonnen. Wanneer deze resultaten behaald worden, mogen deze ook zeker getoond worden aan zowel het interne als het externe publiek. Met dit idee werd mij, amper begonnen aan mijn stage, de vraag gesteld om een aantal dashboards te ontwikkelen waar de mooie resultaten van het voorgaande jaar op getoond worden.

Mijn rol

Samen met Babette Berkelaar had ik de taak om een ontwerp te maken van de dashboards en een selectie te maken van de aangeleverde resultaten. Om dit te realiseren hebben Babette en ik gelijk een aantal brainstormsessies gehouden van waaruit het design, de informatieverwerking en het algemene idee duidelijk moesten worden. Hierbij stelden we onszelf direct de volgende vragen?


- Wat wilt de JBN uitstralen met de dashboards?


- Hoe verdelen we de aangeleverde informatie en resultaten op een manier dat de dashboards visueel nog steeds goed ogen?


- Welke stappen moeten we nemen om de dashboards naar ieders zin te maken?


Allereerst gingen Babette en ik in conclaaf over de uitstraling van het dashboard. Een dashboard van een sportorganisatie moet tegelijk sportief en professioneel zijn, maar ook speels en treffend. Dit in gedachten houdende zijn we aan een inititeel ontwerp begonnen.


Ik nam de taak op me om de informatie te verdelen over de verschillende dashboards. Hieruit kwam al snel de beslissing om te kiezen voor een algemeen dashboard, een dashboard gericht op evenementen en een dashboard gericht op topsport.


Allerlaatst werd de keuze gemaakt om het ontwerp van de dashboards nog nadrukkelijker bij mij neer te leggen. Vanaf dit moment was ik primair verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de dashboards en zou ik schakelen wanneer ik ergens niet uitkwam.

Meer dan een dashboard

Zowel binnen als buiten de JBN zijn de dashboards erg goed ontvangen. Binnen de JBN vond iedereen het heel fijn om een duidelijk overzicht te hebben met resultaten uit het verleden. Ook was het volgens mijn collega's erg fijn om een bestand te hebben welke makkelijk te bewerken is. Doordat de dashboards in Adobe InDesign gemaakt zijn hoeft er jaarlijks alleen maar een aantal cijfers aangepast worden om een vernieuwde versie van de dashboards te hebben. Buiten de JBN kregen we ook een aantal goede reacties op de dashboards. Zo stonden er veel mensen van te kijken dat we toch zo een succesvol judoland zijn en internationaal een belangrijke rol spelen in de judowereld. Ook werd het design van de dashboards welke online staat op de JBN website goed ontvangen en bleek dit een goede keus te zijn geweest.


Het dashboard is inmiddels multi inzetbaar gebleken. In de laatste weken van mijn stageperiode heb ik een persoonlijk kleiner dashboard ontwikkeld voor één van mijn collega's van de afdeling sponsoring. Wanneer hij een afspraak buiten de deur heeft neemt hij altijd een aantal exemplaren mee om te laten zien bij zijn afspraak. Op deze manier kan niet alleen de JBN en haar volgers van de dashboards genieten, maar krijgen ook mogelijke sponsorrelaties de goede resultaten te zien.

Ontwikkelpunten

Dit project was het allereerste project welke ik heb opgepakt binnen mijn stageperiode. Tijdens dit project merkte ik dat de stap van school naar een stageorganisatie toch wel heel groot was. Ik was het nog niet gewend om praktisch na elke stap in een proces door te communiceren naar belanghebbenden en deze meermaals op de hoogte te houden. Omdat ik dit nog niet gewend was heb ik dit ook niet voldoende gedaan.


Oorspronkelijk werd er een deadline gesteld voor de dashboards welke niet behaald is. In de toekomst is het voor mij noodzaak om zo vaak mogelijk te communiceren met mijn collega's tijdens projecten als deze. Als ik dit project nog een keer over zou kunnen doen zou ik ervoor zorgen dat een heleboel minder revisies zou hebben. Tijdens dit project heb ik veel meer aanpassingen moeten doen dan eigenlijk nodig was. In plaats van de mening van anderen te vragen ben ik dit project veel te zelfstandig ingegaan en heb ik bepaalde taken binnen het proces wel vier keer opnieuw moeten uitvoeren waar dit ook in één of twee keer kon.


Doordat dit project niet gegaan is zoals ik en mijn collega's voor ogen hadden, heb ik erg veel geleerd. Belangrijke lessen welke voor mij duidelijk zijn geworden tijdens dit project zijn:


- Tussentijds vaker communiceren over de werkzaamheden en resultaten

- Niet volledig zelfstandig willen zijn binnen een samenwerkende organisatie

- Niet bang zijn om anderen hun mening te vragen

Competenties

Tijdens dit proces zijn de volgende persoonlijke en professionele competenties gebruikt:


- Planmatig werken

- Creëren en realiseren

- Ontwikkelen en adviseren