Procesverslag:
Webmaster training

De JBN bestaat niet alleen uit een topsportafdeling op Papendal, een bondsbureau in Nieuwegein of talloze sportieve sportclubs verspreid door het hele land, maar ook uit districten. Deze districten, in totaal zeven, zijn directe partners van het bondsbureau. Elk district heeft een eigen team van vertegenwoordigers welke elk jaar gekozen worden door het districtsbestuur. Bij dit team behoren ook webmasters welke nieuws plaatsen over de districten en districtsinformatie bijhouden op de JBN website. Sinds de JBN een nieuwe website heeft lag er voor de webmasters ook een nieuwe opgave in het bijhouden van deze taken. Voor de webmasters werd een trainingsavond georganiseerd en mij werd gevraagd hierbij aanwezig te zijn.

Mijn rol

Toen ik gevraagd werd om aanwezig te zijn, heb ik direct ja gezegd. Deze avond was voor mij een mooie kant om de JBN representatief te vertegenwoordigen en professioneel te communiceren naar de webmasters van de verschillende districten. Mijn taak binnen deze avond was het ondersteunen van mijn collega's tijdens de presentatie en het begeleiden van de webmasters in het nieuwe systeem. Vooraf kwamen hiervoor de volgende vragen ten sprake:


- Hoe communiceren we professioneel naar de webmasters, maar behouden we wel een ontspannen sfeer?


- Hebben wij zelf voldoende expertise om de webmasters te ondersteunen?


- Welke zaken moeten absoluut besproken worden tijdens de trainingsavond?


Allereerst stelden we duidelijk dat de avond vooral erg ontspannen moest zijn, de communicatie naar de webmasters moest professioneel verlopen, maar ze moesten wel duidelijk voelen dat we graag willen helpen en er voor de webmasters zijn bij vragen. Hierna gingen we zelf reflecteren over onze eigen expertise. Hebben wij zelf genoeg kennis om te kunnen helpen? Uiteindelijk bleek het dat Stefan Hoepermans en ik de meeste kennis over het systeem beheerden en dus de leiding op ons zouden nemen. Allerlaatst gingen we onderzoek doen naar zaken welke besproken moesten worden, dit bestond uit vragen welke de webmasters ingestuurd hadden, maar ook uit zaken waar we zelf tegenaan liepen.


Tijdens de training zelf heb ik samen met Stefan Hoepermans de vragen behandeld en beantwoord en de webmasters persoonlijk begeleid.

Onduidelijkheid

Het resultaat van deze avond was gematigd positief. Tijdens de training bleek het dat sommige webmasters amper tot geen ervaring hadden in het nieuwe systeem en er dus nog een hele grote stap te zetten was. De webmasters zelf waren over het algemeen erg positief over de training en vonden dat we vaker soortgelijke ontmoetingen moeten hebben om gedachten te delen. Wel waren er een aantal punten waar wij, vanuit de JBN, meer rekening mee hadden kunnen houden. Zo bleek het dat we weinig inzicht hadden over het niveau van de webmasters en dat de avond op een ongunstig tijdstip/dag ingepland was.


Mijn eigen inbreng tijdens de avond ben ik positiever over. Dit was voor mij één van de eerste momenten waarbij ik met mensen buiten het bondsbureau in persoonlijk contact kwam en was dit dus een mooie kans om representatief te zijn. Tijdens de avond heb ik, naar eigen genoegen, veel webmasters kunnen helpen met lopende vragen en zelfs nog wat extra dingen kunnen bijleren.

Scherpe communicatie

Zoals hierboven beschreven heb ik tijdens deze avond louter goede reacties ontvangen over mijn manier van helpen en het representeren van de JBN. Mijn eigen optreden tijdens de training zou ik in de toekomst niet aanpassen. Ik denk dat het erg belangrijk is om ook tijdens deze momenten een stukje persoonlijkheid te tonen en mensen op je eigen manier te helpen.


Wel waren er duidelijke ontwikkelpunten in de communicatie vooraf aan de training. Een aantal webmasters heeft niet aanwezig kunnen zijn tijdens de avond doordat wij niet scherp genoeg hebben gecommuniceerd met de webmasters. Ook was het niveau van de meeste webmasters niet bekend. Deze zaken zouden in de toekomst beter gecommuniceerd kunnen worden zodat we tijdens een trainingsavond niet voor verrassingen komen te staan.

Competenties

Tijdens dit proces zijn de volgende persoonlijke en professionele competenties gebruikt:


- Pro-activiteit/assertiviteit

- Houding/teamverband

- Representeren

- Professioneel functioneren